Segnalazioni whistleblowing

Premessa

Il presente Protocollo ha lo scopo di rispondere al disposto di cui al D.Lgs. 24/2023 intervenuto a modificare le precedenti norme in materia di tutela del segnalante previste dall’art. 6 co. 2 bis, 2 ter e 2 quater D.Lgs. 231/2001.
Così come la previgente disciplina, anche il D.Lgs. 24/2023, pur introducendo rilevanti modifiche al sistema, prevede che siano predisposti canali di segnalazione che consentano di presentare segnalazioni relative a violazioni di cui si abbia conoscenza in ragione del proprio contesto lavorativo, tali da garantire, anche con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione.

1) Definizioni

Ai fini del presente Protocollo i seguenti termini avranno i significati di seguito specificati:
Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società come elencati al paragrafo 3);
Responsabile della gestione: è il soggetto cui è affidata la gestione del canale di Segnalazione interna;
Piattaforma Web: è il sistema informatico accessibile tramite web con il quale la Società Serenissima Informatica garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante;
Segnalante: è la persona di cui al paragrafo 2) che effettua ed invia la Segnalazione in relazione ad informazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo, consistente in attività lavorative o professionali, presenti o passate;
Facilitatore: è la persona che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo, la cui assistenza è mantenuta riservata;
Segnalazione: è la comunicazione delle violazioni elencate al paragrafo 3);
Canali di Segnalazione: le modalità attivate dalla Società Serenissima Informatica e descritte al paragrafo 4) attraverso le quali è possibile effettuare le Segnalazioni e che garantiscono la riservatezza;

2) Segnalanti cui la procedura si applica

La presente procedura si applica alle seguenti persone che effettuino Segnalazioni:

lavoratori subordinati della Società;
lavoratori autonomi e collaboratori della Società;
lavoratori o collaboratori di soggetti fornitori di beni, servizi e opere;
liberi professionisti e consulenti che operano per la Società;
volontari e tirocinanti retribuiti e non retribuiti
persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società.

La procedura si applica a tali persone anche quando la Segnalazione avvenga

in fase di selezione o precontrattuale;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto, se le informazioni sono state acquisite durante lo stesso.

3) Oggetto delle Segnalazioni

Per “Violazioni” oggetto di Segnalazione si intendono le seguenti violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società:

condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
violazioni dei modelli di organizzazione e gestione;
illeciti relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni fraudolenti che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori sopra indicati.

La presente procedura, così come la disciplina del D.Lgs. 24/2023, non si applica alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Si precisa che per effettuare le Segnalazioni, il Segnalante deve avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere.
Le Segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare verificabili.

Segnalazioni non pertinenti

In caso le Segnalazioni riguardino illeciti o materie non indicati al presente punto 3), la Segnalazione verrà archiviata.

4) Segnalazioni interne

Responsabile della gestione

Il Responsabile della gestione dei canali di Segnalazione nella Società Serenissima Informatica è il componente esterno dell’Organismo di Vigilanza ex art. 6 D.Lgs. 231/01.

Modalità di presentazione delle Segnalazioni

Le Segnalazioni devono essere effettuate utilizzando l’apposita Piattaforma Web, raggiungibile all’indirizzo internet che deve essere comunicato ai soggetti indicati al paragrafo 2) dalla funzione competente in ragione del tipo di rapporto.

L’accesso alla Piattaforma deve essere effettuato da dispositivi personali e non tramite la rete della Società Serenissima Informatica, al fine di prevenire all’origine qualsiasi forma di tracciabilità.
Tramite la Piattaforma Web sarà possibile registrarsi ed inviare Segnalazioni nominative, con gestione riservata dell’identità, seguire lo stato di lavorazione delle Segnalazioni e interloquire con il destinatario della Segnalazione mediante un sistema di messaggistica integrato. In fase di registrazione si raccomanda di indicare un indirizzo e-mail (account) personale, non aziendale, affinchè sia in ogni caso escluso che altri soggetti della Società possano, anche accidentalmente, venire a conoscenza dell’identità del Segnalante.
Il sistema consente altresì Segnalazioni da parte di utenti non registrati che potranno comunque seguire l’iter mediante apposito codice, ma che saranno gestite come Segnalazioni anonime e trattate come tali.
Laddove si intenda comunque indicare il proprio nominativo in una segnalazione effettuata senza registrarsi, dovrà essere utilizzato l’apposito campo del form, in modo da consentirne la visualizzazione da parte del Responsabile della gestione solo ove necessario.

La Segnalazione sarà compilata tramite apposito form che presenta i seguenti campi:

Rapporto del Segnalante con la Società
Oggetto della Segnalazione
Autori della violazione ed altre persone coinvolte
Luoghi di commissione delle violazioni
Data presunta di inizio e fine della violazione
Descrizione
Allegati

La compilazione del form sarà agevolata da appositi “menù a tendina”.
La Segnalazione sarà cifrata dal sistema e memorizzata separandola dall’identità del Segnalante e di essa sarà inviata una e-mail di notifica al Responsabile della gestione.
Sarà in alternativa possibile, tramite la stessa Piattaforma Web, registrare un messaggio vocale avente i medesimi contenuti e che sarà registrato con alterazione del timbro vocale al fine di non rendere il Segnalante immediatamente identificabile.
Utilizzando la piattaforma il Segnalante potrà richiedere al componente esterno dell’Organismo di Vigilanza un colloquio in presenza al fine di effettuare la propria Segnalazione.

I canali di Segnalazione sopra indicati escludono la possibilità che la Segnalazione sia presentata a soggetto diverso rispetto al Responsabile della gestione.
Nel caso la segnalazione fosse comunque per errore presentata ad un soggetto diverso, questo dovrà inoltrarla entro sette giorni al Responsabile della gestione dei canali di Segnalazione.

Gestione delle Segnalazioni

Il Responsabile della gestione deve avviare l’istruttoria sui fatti segnalati mantenendo riservata l’identità del Segnalante e curando, ove debba coinvolgere altri soggetti, di non comunicare agli stessi dati che possano ricondurre all’identità del soggetto Segnalante.
Analoga riservatezza deve essere tenuta nei confronti del Facilitatore, nonché, fino all’esito del procedimento di gestione della segnalazione, della persona segnalata e delle altre persone menzionate nella segnalazione.
La gestione della Segnalazione da parte del Responsabile della gestione avverrà tramite la Piattaforma Web che contiene varie schede con l’attività svolta, la messaggistica e la documentazione.

Il Responsabile della gestione deve:

rilasciare alla persona Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
mantenere le interlocuzioni con la persona Segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni per il tramite della messaggistica integrata nella Piattaforma Web o con altra modalità definita nell’eventuale incontro in presenza;
dare diligente seguito alle Segnalazioni ricevute e fornire riscontro entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento;
curare che siano fornite informazionichiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le Segnalazionianche tramite sito web.

Ove la Segnalazione avvenga con incontro di persona, la Segnalazione può essere registrata o verbalizzata previo consenso del Segnalante. L’eventuale verbale può essere verificato, rettificato e confermato dal Segnalante mediante sottoscrizione.

Durante il procedimento la persona coinvolta può essere sentita e deve esserlo, ove ne faccia richiesta, anche attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.
Nei casi in cui la contestazione disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso scritto del Segnalante alla rivelazione della sua identità e di eventuali ulteriori dati riservati, previa comunicazione scritta allo stesso delle ragioni della rivelazione.
I dati personali manifestamente non utili alla gestione della Segnalazione non devono essere raccolti o, se raccolti, devono essere immediatamente cancellati.
Per gli ulteriori aspetti procedurali si rimanda al Manuale d’uso della Piattaforma Web, presente sul relativo portale.

5) Segnalazioni esterne

Casistica

La persona Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna all’ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di Segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 D.Lgs. 24/2023;
la persona Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna ai sensi del paragrafo 4) e la stessa non ha avuto seguito;
la persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La Segnalazione esterna è esclusa per le violazioni del Modello 231, per le quali è possibile utilizzare solo il canale di Segnalazione interna.

Modalità di presentazione della segnalazione

Le modalità di Segnalazione esterna e la procedura di gestione della stessa sono consultabili sul sito internet dell’ANAC www.anticorruzione.it

6) Divieto di atti discriminatori e/o ritorsivi

È fatto assoluto divieto di compiere atti ritorsivi nei confronti di chi effettui Segnalazioni interne o esterne per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alle Segnalazioni stesse.
Costituiscono possibili atti ritorsivi:

il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settoreo nell’industria in futuro;
la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l’annullamento di una licenza o di un permesso;
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici

In caso di siffatti comportamenti nei confronti di chi abbia effettuato Segnalazioni, è onere della Società dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alle Segnalazioni stesse, pena la nullità degli atti compiuti.
La protezione si estende anche a:

i Facilitatori;
le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante legate stabilmente a lui da legame affettivo o parentela entro il quarto grado o rapporto abituale e corrente;
gli enti di proprietà del Segnalante o in cui il Segnalante lavora nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo dl Segnalante.

7) Divulgazione pubblica

Le medesime tutele previste dal precedente paragrafo 6) sono garantite anche a chi effettui una divulgazione pubblica dell’oggetto della Segnalazione, nonché alle persone ed enti ad esso legati nei medesimi termini del paragrafo che precede, quando ricorre una delle seguenti condizioni:

la persona Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini;
la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Quanto sopra non si applica per le violazioni del Modello 231, per le quali è possibile utilizzare solo il canale di Segnalazione interna.

8) Sanzioni disciplinari per violazione della presente procedura

Costituiscono condotte sanzionate disciplinarmente:

le violazioni delle regole poste a tutela della riservatezza;
l’aver ostacolato o tentato di ostacolare la Segnalazione;
le Segnalazioni false effettuate con dolo o colpa grave, quando la responsabilità per calunnia o diffamazione sia accertata con sentenza civile o penale di primo grado;
la commissione di atti ritorsivi nei confronti del Segnalante o degli altri soggetti protetti.

Verrà applicato il Sistema Disciplinare del Modello 231, quanto alla procedura di accertamento e sanzionatoria, e si applicheranno le sanzioni ivi previste in base al principio di proporzionalità rispetto al fatto commesso.

9) Tutela dei dati personali

I dati personali contenuti nella Segnalazione sono gestiti unicamente dal componente esterno dell’Organismo di Vigilanza, quale Responsabile della gestione dei canali di Segnalazione, nonché, per quanto di necessità, dalla società fornitrice della Piattaforma Web, previa nomina degli stessi a Responsabili esterni del trattamento.
I dati personali sono trattati nel rispetto del Reg. UE 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003, attraverso adeguate misure tecniche ed organizzative.
Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento di ciascuna Segnalazione e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.
All’interno della Piattaforma Web è presente idonea informativa in merito al trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 Reg. UE 2016/679.