El economato es el departamento que gestiona principalmente el flujo de mercancías y existencias en un hotel.
Es un área que requiere información y datos precisos sobre las necesidades de productos en la estructura hotelera para coordinar la compra y el reabastecimiento de material.
La fase de compra supervisada por el economato es crucial para el control de gestión en un hotel.
Basta con pensar que una gestión adecuada de los reabastecimientos permite:
- evitar desperdicios, faltantes o productos no utilizados, reduciendo los costos de almacenamiento
- cumplir con los presupuestos previstos por la dirección
- garantizar una mayor rentabilidad entre los costos y los ingresos del hotel
Veamos en detalle cómo gestionar el economato en un hotel de manera efectiva y estructurada.
Qué es y qué hace la oficina de economato en un hotel
El encargado del departamento de economato en un hotel se llama economo y es la persona que gestiona el flujo de mercancías, material y servicios relacionados con el funcionamiento.
Una gestión efectiva de estos componentes por parte del economo garantiza:
- el aprovisionamiento adecuado de los departamentos
- el conocimiento de la información sobre los niveles de inventario
- la visualización en tiempo real del consumo de los distintos departamentos del hotel
Las tareas de la oficina de economato en el hotel tienen como objetivo coordinar de manera efectiva las necesidades de los diferentes departamentos del hotel, atendiendo aspectos como:
- necesidades: a través de operaciones relacionadas con la reposición de productos, equipos y servicios
- compras: siguiendo todo el proceso de gestión de proveedores, desde licitaciones hasta la emisión de órdenes de compra
- conservación: todas las actividades necesarias para preservar bienes perecederos y gestionar el almacenamiento adecuado de las mercancías
- distribución y logística: coordinando el suministro y la distribución de mercancías, productos y bienes a los departamentos correspondientes
- informes: mediante el análisis de datos e información sobre el consumo de los departamentos para garantizar un control adecuado de la gestión hotelera
Cómo funciona la gestión del almacén y las existencias en un hotel
No todos los establecimientos hoteleros en Italia tienen un departamento de economato con una figura dedicada.
A menudo, esta labor se encomienda al departamento administrativo, que generalmente se encarga de supervisar y controlar las compras realizadas por el hotel.
En la actualidad, la gestión de tesorería y el economato en hoteles demandan un software especializado en control de gestión y contabilidad para optimizar de forma eficiente todas las operaciones.
En este contexto, los sistemas de gestión de contabilidad hotelera son de gran ayuda para el departamento administrativo del hotel.
Gracias al software de control de gestión, es posible obtener de manera automática todos los datos de consumo realizados por los diferentes departamentos de la estructura hotelera.
De esta manera, se pueden visualizar y gestionar fácilmente los niveles de inventario y realizar los reabastecimientos previstos con facilidad.
Además, la conexión entre el software de contabilidad hotelera y el PMS permite ver todos los movimientos contables del día registrados.
Por lo tanto, se pueden consultar toda la información y los datos relacionados con:
- producción diaria de la estructura: es decir, cómo fueron los resultados del día de trabajo en el hotel
- situación de los pagos: relacionada con los documentos emitidos o los ingresos pendientes
- información estadística: para realizar comparaciones entre diferentes periodos de tiempo
- información sobre depósitos: para ver en tiempo real la situación del inventario
Soluciones para la gestión del economato en un hotel
Hemos observado cómo un software de contabilidad y control de tesorería de una empresa hotelera posibilita una gestión eficaz, precisa y ágil todas las operaciones relacionadas con la tesorería del economato.
Con Hotel Back Office, la solución basada en el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, además de gestionar completamente la contabilidad hotelera, facilita las operaciones del economato, como:
- gestión de pedidos: realizando el proceso de abastecimiento directamente a partir de órdenes de compra o documentos de transporte.
- emparejar a los proveedores con la lista de compras más frecuentes, decidiendo al mismo tiempo el almacén de referencia donde cargar.
- manejar las transferencias a los diferentes departamentos: definiendo dónde ubicar los productos y los movimientos internos entre el almacén central y el departamento de consumo.
- sugerir reposiciones en función de cantidades predefinidas en stock.
- gestionar inventarios periódicos definiendo de manera segura lo que se ha consumido y calculando los costos de venta.
Por último, Hotel Back Office utiliza el USALI (Uniform System of Accounts Reporting for the Lodging Industry), el estándar de referencia para la contabilidad de establecimientos hoteleros a nivel internacional.
Para obtener más información sobre cómo gestionar el economato del hotel con un software de contabilidad y control de gestión hotelera, complete el formulario que se encuentra en esta página.
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