El front office es el departamento del hotel que se encarga de la recepción y la asistencia a los clientes.
Se trata de uno de los departamentos más importantes con una función estratégica muy específica ya que representa el primer contacto entre los huéspedes y el hotel.
Gracias al front office es posible influir desde el primer momento en la satisfacción y fidelización del cliente.
Realizar el check-in de manera rápida y sin errores, responder al cliente rápidamente y resolver inmediatamente cualquier problema, son todos factores que contribuyen a hacer que la experiencia del huésped sea más agradable y positiva.
Para obtener los mejores resultados, el personal necesita herramientas que les permitan realizar de la mejor manera las actividades operativas diarias.
Por este motivo, los hoteles están optando por adoptar soluciones completas e integradas que permitan gestionar desde una única plataforma las múltiples actividades del departamento de front office.
Front Office en hoteles: ¿Cuáles son las principales tareas a realizar?
Hagamos un paso atrás y veamos cuales son las principales tareas que el personal del departamento del Front Office debe gestionar diariamente.
Como hemos mencionados en el párrafo anterior, las funciones principales del front office incluyen:
- la reserva de habitaciones y servicios adicionales;
- el check-in y check-out de los clientes;
- la gestión de solicitudes, quejas y emergencias;
- la facturación y cobro de pagos;
- la comunicación con los demás departamentos del hotel
Existen varios objetivos que un departamento de Front Office del hotel debe alcanzar para proporcionar un servicio excelente y de calidad.
El primero, seguramente, es lo de agilizar y facilitar los procesos de trabajo.
En esa manera el empleado del Front Desk podrá concentrase más en satisfacer las necesidades y demandas del cliente en lugar de perder tiempo en operaciones repetitivas de escaso valor añadido.
Otro objetivo importante es reducir lo más posible los márgenes de errores. Especialmente si hablamos de hoteles que tratan con una clientela más exigente.
Por ejemplo, pensamos en un hotel de lujo: ¿cómo reaccionaría un cliente ante un servicio de Front Office que no esté a la altura de la situación?
Las ventajas de un software de gestión para la administración de Front Office en hotel.
Para realizar de la mejor manera todas las actividades correspondientes, el departamento de Front Office debe estar equipado de herramientas adecuadas
Entre estos, los softwares de gestión para hoteles son fundamentales en cuanto permiten de:
- Automatizar las operaciones de reserva, asignación de habitaciones, registro de clientes y emisión de facturas.
- Integrar el front office con los canales de venta online, como sitios web, motores de búsqueda y portales de reservas.
- Monitorizar en tiempo real la disponibilidad de habitaciones, las tarifas, las ofertas y las opiniones de los clientes.
- Analizar los datos relacionados con la facturación, la ocupación, el revenue management y la satisfacción del cliente.
- Gestionar las comunicaciones internas y externas con los demás departamentos del hotel, los proveedores y los socios.
La solución de gestión perfecta por el Front Office Management: protel PMS
Gracias a protel PMS es posible optimizar el trabajo del front office y garantizar una gestión eficaz y eficiente del establecimiento.
protel PMS es la solución perfecta para hoteles premium, exclusivos y de lujo, así como para cadenas hoteleras nacionales e internacionales. Permite:
- Mejorar la productividad y la calidad del servicio
- Aumentar las reservas directas e indirectas
- Reducir los costes operativos y administrativos
- Incrementar el revenue y el beneficio
- Fidelizar a los clientes y atraer a nuevos
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