La pre-autorizzazione delle carte di credito è uno strumento molto diffuso all’interno degli hotel come garanzia di pagamento del soggiorno.
Si tratta di un blocco temporaneo di denaro effettuato sulla carta di credito del cliente, solitamente fatta dopo il check-in o dopo la scadenza della cancellation policy.
L’importo, generalmente pari alla penale dovuta in caso di cancellazione, è “congelato” sulla carta fornita al momento del pagamento o del rilascio dei fondi da parte dell’hotel.
Gli scenari al momento del check-out sono molteplici, ecco quelli più comuni:
- La pre-autorizzazione è incassata e usata per il saldo del conto quando effettua il pagamento del soggiorno;
- pre-autorizzazione è rilasciata da parte dell’hotel se il cliente decide di pagare con un metodo differente, ad esempio in contanti;
- l’albergo non effettua alcuna operazione legata alla pre-autorizzazione e questa è rilasciata automaticamente dopo un po’ di tempo.
Pre-autorizzazione in hotel: facciamo chiarezza
La pre-autorizzazione è un blocco temporaneo di un importo specifico su una carta di credito senza che ci sia nessun movimento bancario.
L’autorizzazione a prelevare l’importo bloccato viene rilasciata dalla banca o dal gestore del circuito di carte di credito.
Grazie alla pre-autorizzazione è possibile verificare, durante la fase di prenotazione della camera, se è presente una copertura economica all’interno della carta di credito del cliente.
Una volta che la disponibilità è garantita, si procede con la conferma della prenotazione.
Normalmente la pre-autorizzazione è effettuata circa venti giorni prima dell’arrivo dell’ospite.
Se fatta in largo anticipo, infatti, potrebbe essere che il cliente arrivi in hotel con una carta senza fondi.
Vediamo nel dettaglio alcune informazioni pratiche sulla pre-autorizzazione.
Quanto e quando pre-autorizzare
Non esiste un importo preciso per la pre-autorizzazione: la cifra è decisa direttamente dall’albergatore.
Come abbiamo già accennato, solitamente corrisponde alla penale da pagare in caso di cancellazione del soggiorno.
In alcuni casi può, invece, corrispondere a un importo superiore per tutelarsi da eventuali extra.
Una volta che il cliente effettua il soggiorno l’hotel può incassare l’intera quota nella modalità concordata con il cliente.
Nel caso in cui l’ospite paghi con la stessa carta di credito della pre-autorizzazione si procede con la chiusura del conto e viene incassato l’importo dovuto.
Se, invece, la modalità di pagamento preferita dal cliente è diversa dalla carta di credito utilizzata per la pre-autorizzazione, quindi con un’altra carta o in contanti, si procede con lo storno.
Durata, blocco e sblocco dell’importo
L’importo pre-autorizzato della carta di credito, in caso di cancellazione fuori i termini previsti o se il cliente non si presenta in hotel, è comunque addebitato.
La pre-autorizzazione ha una durata massima di ventuno giorni a partire da quando è effettuata la prenotazione.
In questo periodo temporale è possibile addebitare o sbloccare la cifra concordata.
Nel caso in cui ci sia lo sblocco dell’importo o che non vengano realizzate operazioni sulla pre-autorizzazione la somma ritorna disponibile per il cliente.
Sono necessarie dalle 72 ore ai 21 giorni dal momento dello storno della preautorizzazione affinchè il titolare abbia nuovamente a disposizione l’importo sul proprio conto.
Le tempistiche sulla carta variano a seconda dell’istituto che emette la carta di credito e se lo storno della pre-autorizzazione avviene manualmente o in maniera automatica.
E se la pre-autorizzazione viene negata?
Se la verifica della copertura economica della carta di credito presentata dal cliente non va a buon fine, deve essere richiesta all’ospite una nuova carta con l’importo necessario e un altro metodo di pagamento.
Nel caso in cui questo non sia possibile, la prenotazione effettuata dal cliente potrebbe decadere e quindi venire annullata.
Come effettuare una Pre-autorizzazione con un PMS integrato ai sistemi di pagamento
Vediamo assieme un esempio di pre-autorizzazione della carta di credito di un cliente eseguita tramite un PMS integrato a un sistema di pagamento.
Mario Rossi decide di prenotare un soggiorno in un hotel a Capri circa due mesi prima della partenza.
Per confermare la prenotazione Mario Rossi decide di inserire come metodo di pagamento la sua carta di credito.
Il piano tariffario dell’hotel prevede una penale di 75 euro da pagare in caso di cancellazione entro 15 giorni dalla data del check-in.
Una volta ricevuti i dati della carta di credito questi appariranno nel PMS.
A questo punto, per procedere con la pre-autorizzazione sarà sufficiente agire sul pannello di preautorizzazione delle carte di credito digitando l’importo da bloccare.
Vediamo come è risolvere la pre-autorizzazione in pochi semplici passaggi in due possibili scenari
Primo scenario – a causa di un imprevisto Mario Rossi cancella la propria prenotazione a 5 giorni prima dell’arrivo.
In caso di cancellazione con penale o no show grazie all’integrazione fra PMS e sistemi di pagamento è possibile convertire in pochi e semplici click la pre-autorizzazione in addebito nell’apposita sezione conto della prenotazione.
Secondo scenario – Mario Rossi si gode il suo soggiorno a Capri e, al momento del check-out, paga la differenza con la stessa carta di credito già pre-autorizzata.
In questo caso sarà sufficiente accedere al pannello del conto del cliente e mettere la quota di saldo dovuto, poi, grazie all’integrazione, il cliente dovrà solamente effettuare il pagamento con la carta di credito per la rimanenza.
I vantaggi della pre-autorizzazione
Grazie alla pre-autorizzazione eseguita da un PMS integrato con un sistema di pagamento non ottiene vantaggi solo l’albergatore, ma anche il cliente:
- Con pochi passaggi è possibile creare, impostare, modificare e stornare le pre-autorizzazioni direttamente dal PMS;
- dopo l’avvenuta conferma della prenotazione, il cliente è libero di scegliere se pagare con la carta di credito utilizzata per la prenotazione online, se pagare in contanti o con un altro metodo in tutta semplicità.
- Le informazioni sensibili legate ai pagamenti sono tenute al sicuro grazie alla tokenizzazione dei dati delle carte di credito.
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