L’economato è il reparto che in hotel gestisce principalmente il flusso delle merci e delle scorte a magazzino.
Si tratta di un’area che necessita di informazioni e dati precisi sui fabbisogni dei prodotti della struttura ricettiva per coordinarne l’acquisto e i riordini di materiale.
La fase di acquisto sovraintesa dall’economato è molto importante per il controllo di gestione in hotel.
Basti pensare che una gestione corretta dei riordini permette di:
- evitare sprechi, ammanchi o non utilizzo dei prodotti abbattendo i cosiddetti costi di magazzino;
- rispettare i budget preventivati dalla direzione;
- garantire una maggiore marginalità fra costi e ricavi all’hotel.
Vediamo nel dettaglio come gestire l’economato in albergo in maniera efficace e strutturata.
Che cos’è e cosa fa l’ufficio economato in albergo
Il responsabile del reparto economato in albergo si chiama economo, ed è la persona che gestisce il flusso di merci, materiale e prestazioni legate all’esercizio.
Una gestione efficace di queste componenti da parte dell’economo garantisce:
- il corretto rifornimento dei reparti;
- la conoscenza delle informazioni sulle giacenze di magazzino;
- la visualizzazione in tempo reale dei consumi dei singoli reparti dell’hotel.
I compiti dell’ufficio economato in hotel mirano, quindi, a coordinare in maniera efficace le esigenze dei vari reparti in hotel curando gli aspetti di:
- fabbisogni: tramite le operazioni legate al riordino di prodotti, dotazioni e servizi;
- acquisti: seguendo tutta la parte della gestione dei fornitori, dalle gare d’appalto all’emissione degli ordini di acquisto;
- conservazione: tutte le attività necessarie per conservare beni deperibili e gestire il corretto stoccaggio delle merci a magazzino;
- distribuzione e logistica: coordinando il rifornimento e la distribuzione di merci, prodotti e beni ai reparti di pertinenza;
- reportistica: tramite l’analisi dei dati e delle informazioni relative ai consumi dei reparti per garantire un corretto controllo di gestione alberghiero.
Come funziona la gestione del magazzino e delle giacenze in hotel
Non tutte le strutture ricettive in Italia possiedono un ufficio economato con una figura dedicata.
Spesso si affida questo lavoro al reparto amministrativo che solitamente gestisce e controlla gli acquisti eseguiti dall’hotel.
In questa situazione è quanto mai necessario dotarsi di un software dedicato al controllo di gestione e alla contabilità che permetta di gestire in maniera efficace e veloce tutto il lavoro dell’economato.
In questo frangente in aiuto del reparto amministrativo dell’hotel intervengono i software gestionali dedicati alla contabilità alberghiera.
Grazie al software di controllo di gestione, infatti, è possibile ottenere in maniera automatica tutti i dati dei consumi effettuati dai vari reparti della struttura ricettiva.
In questo modo posso visualizzare e gestire con pochi clic le giacenze di magazzino ed effettuare con facilità i riordini previsti.
Non solo, la connessione fra software di contabilità alberghiera e PMS mi permette di vedere tutti i movimenti contabili della giornata registrati.
Posso vedere, quindi, tutte le informazioni e i dati relativi a:
- produzione giornaliera struttura: ovvero quali sono stati le performance della giornata lavorativa in hotel;
- situazione dei pagamenti: relativi ai documenti emessi o agli incassi in sospeso;
- informazioni statistiche: per effettuare comparazioni fra diversi periodi temporali;
- informazioni sui depositi: per visualizzare in tempo reale la situazione del magazzino delle giacenze.
Soluzioni per la gestione dell’economato in hotel
Abbiamo visto come un software per contabilità il controllo di gestione dell’hotel permette di gestire in maniera efficace, precisa e veloce tutte le operazioni dell’economato.
Con Hotel Back Office, la soluzione basata sull’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central oltre a gestire a 360° tutta la contabilità dell’hotel consente di effettuare con facilità le operazioni di economato come ad esempio:
- la gestione degli ordini: attuando il processo di approvvigionamento direttamente dagli ordini di acquisto o dai documenti di trasporto.
- abbinare ai fornitori la lista degli acquisti più ricorrenti, decidendo contemporaneamente il magazzino di riferimento in cui fare il carico.
- trattare i trasferimenti ai vari reparti: definendo dove collocare i prodotti e i passaggi interni tra magazzino centrale e reparto di consumo.
- suggerire i reintegri sulla base di quantità stock predefinite
- gestire gli inventari periodici definendo in maniera sicura ciò che è stato consumato determinando i costi del venduto.
Infine, Hotel Back Office utilizza lo USALI – Uniform System of Accounts Reporting for the Lodging Industry, lo standard di riferimento per la contabilità delle strutture alberghiere internazionali.
Per scoprire di più su come gestire l’economato dell’hotel con un software di contabilità e controllo di gestione alberghiero compila il form presente in questa pagina.
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