Preparare il budget in hotel è una delle attività strategiche fondamentali per pianificare il futuro del proprio business in ottica di breve, medio e lungo periodo.
Per poter sviluppare un budget efficace è necessario partire da una solida analisi dei dati e delle performance dei periodi precedenti raggiunte dalla nostra struttura ricettiva.
L’obiettivo è quello di analizzare e pianificare quali attività strategiche sono necessarie per migliorare il business.
Raccogliere e aggregare i dati, creare report e attuare le migliori previsioni per creare un budget solido può sembrare un’attività complessa.
Tuttavia, in aiuto degli albergatori intervengono i software gestionali dedicati all’hospitality, vediamo assieme quali.
Budget in hotel: cos’è e quali sono le sezioni principali
Possiamo strutturare il budget in hotel in tre sezioni fondamentali, il budget ricavi, il budget costi e il budget finanziario:
- Il budget dei ricavi quantifica la quantità di volumi di vendita effettuati dalla struttura ricettiva: ovvero il rapporto fra prezzo e quantità vendute.
- Il budget dei costi prevede tutte le spese sostenute dall’attività alberghiera.
Questo include sia costi fissi, come canoni di locazione, stipendi del personale fisso o manutenzione; sia costi variabili, ovvero quelli che sono determinati in base all’andamento dell’attività. - Il budget finanziario rappresenta la capacità della struttura ricettiva di finanziare il proprio programma impreditoriale.
Qui saranno presenti elementi come: la posizione delle banche alla fine dell’anno o alla fine di un periodo, le disponibilità per gli investimenti, finanziamenti e fidi bancari.
La attività principali da svolgere in fase di budgeting
Per poter redigere con cura e precisione il budget in hotel è necessario dotarsi dei giusti strumenti di analisi per partire dai dati.
Non è più sufficiente mettersi a tavolino con carta e penna.
Gli albergatori nell’era della trasformazione digitale devono utilizzare una suite di soluzione software interconnessa in grado di fornire le informazioni e i dati di cui hanno realmente bisogno.
Per questo motivo soluzioni di Business Intelligence interconnesse al PMS dell’hotel sono la base di partenza per redigere un budget in hotel quanto più realistico possibile.
Vediamo, quindi, quali sono le principali azione da svolgere in fase di budgeting e come la business Intelligence interconnessa al PMS può aiutare la direzione a raggiungere gli obiettivi.
Prima fase: Raccogliere i dati
Per fare il budget in hotel è necessario avere a disposizione tutti i dati storici per poter effettuare tutte le analisi delle performance ed elaborare le corrette strategie di business.
In questo caso una soluzione di Business Intelligence collegata al PMS raccoglie tutti i dati presenti all’interno del sistema gestionale e gli aggrega in dashboard intuitive.
Il management può, infatti, facilmente andare ad analizzare anche nel minimo dettaglio le attività dei reparti, le entrate, le uscite, i costi, i ricavi e molto altro ancora.
In questo modo sarà possibile passare più facilmente alla seconda fase: ovvero l’elaborazione di strategie di business.
Seconda fase: Elaborare delle strategie di business
Una volta elaborati i dati raccolti ed aggregati dalla Business Intelligence si passa alla parte strategica.
L’albergatore, una volta presa visione delle performance dei propri reparti, deve porsi delle domande, come:
- di quali risorse ha bisogno il mio business? Dove posso reperirle?
- quali sono i processi e i reparti da migliorare o potenziare all’interno della mia struttura ricettiva tramite gli investimenti?
- quali sono gli obiettivi da raggiungere?
Una volta risolti questi quesiti strutturerà il budget in hotel secondo le scelte strategiche più oculate basate sui dati a sua disposizione.
Terza fase: Finalizzare e controllare il budget
Una volta strutturato l’intero budget si passa alla fase di finalizzazione e approvazione.
Da questo momento la direzione potrà strutturare tutte le attività con seguendo le linee guida dettate dal budget.
È bene ricordare che, durante il corso dell’anno, potrebbero esserci i cosidetti “scostamenti” dettate da imprevisti o da altre variabili.
In questo frangente il software di contabilità e controllo di gestione interconnesso al PMS permette di rilevare tutte le incongruenze rispetto al budget.
Questo permette alla direzione di attuare le azioni correttive in modo semplice e veloce.
Soluzioni software per il budget in hotel
Come abbiamo visto le soluzioni integrate dedicate al mondo hospitality sono lo strumento ideale per andare a efficientare i processi alberghieri più complessi come la stesura del budget.
La suite completa di software dedicati aiuta ogni giorno gli albergatori ad effettuare con velocità e precisione tutte le attività quotidiane.
Non solo, sarà possibile monitorare in maniera costante l’andamento del business.
Se vuoi saperne di più sulle soluzioni come:
- Il PMS per gestire a 360° tutte le attività dell’hotel: dal front office al back office;
- La Business Intelligence: per aggregare, semplificare e velocizzare l’analisi dei dati rilevanti di tutti i reparti della struttura ricettiva;
- Le soluzioni di contabilità per migliorare il controllo di gestione alberghiero e raggiungere gli obiettivi stabiliti a budget.
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