Il controllo di gestione in hotel è l’attività che ha l’obiettivo di aggregare dati e informazioni utili della struttura ricettiva per prendere decisioni a livello strategico.
Grazie al controllo di gestione, infatti, gli hotel manager possono misurare lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti e di conseguenza attuare le opportune azioni correttive.
Fino a qualche anno fa, gli hotel basavano le proprie strategie solamente guardando come indicatori di riferimento le entrate e le uscite.
Gli albergatori non tenevano quindi conto di alcuni importanti aspetti finanziari.
Nell’attuale mercato competitivo dove le grandi catene alberghiere cominciano a investire in Italia, bisogna considerare:
- l’analisi dei flussi di cassa storici e di quelli attesi;
- la valutazione degli investimenti e delle risorse necessarie ad effettuarli;
- la programmazione economico-finanziaria.
Per poter effettuare un controllo di gestione in hotel all’altezza dei nuovi standard imposti dal mercato alberghiero gli albergatori devono dotarsi di strumenti tecnologici avanzati.
Questi, infatti, integrati con i software gestionali dell’hotel come il PMS, sono in grado di raccogliere dati precisi e puntuali per fornire al management tutte le informazioni necessarie a prendere le migliori decisioni strategiche.
L’importanza della pianificazione strategica nel controllo di gestione in albergo
Il controllo di gestione e la pianificazione strategica sono due argomenti strettamente correlati fra loro.
Questo perché una pianificazione strategica non può essere eseguita senza che ci sia la verifica costante delle informazioni quotidiane fornite da un corretto controllo di gestione.
Questo aspetto assume ancora più rilevanza nel settore alberghiero in quanto la maggior parte degli hotel entrano in contatto con clienti diversi fra loro e che cambiano quasi quotidianamente.
Non solo, gli albergatori devono rispondere in maniera veloce e precisa alle costanti variabilità della domanda da parte del mercato chiedendosi:
- che livello di servizi devo offrire ai miei clienti?
- a quale prezzo devono uscire le mie tariffe?
- quali promozioni possono offrire ai miei ospiti? Come posso comunicarle?
- come gestisco le mie risorse umane e finanziarie?
- quali sono i miei reparti più o meno performanti?
Per rispondere a queste domande è necessario, quindi, effettuare una pianificazione strategica partendo da una solida base di dati forniti dalle soluzioni gestionali dedicate alla contabilità alberghiera.
Prima di analizzare quali strumenti possono essere utilizzati dagli albergatori, vediamo assieme alcune linee guida per rendere più efficace l’attività di controllo di gestione in hotel.
Le linee guida da seguire nel controllo di gestione alberghiero
Uno dei punti cardine del controllo di gestione in hotel è rappresentato dal costo del personale.
Questo centro di costo alcune volte viene visto dal management solo come un peso e per questo motivo si decide di affidare la gestione a terzi per trasformare i costi fissi in costi variabili.
Questa pratica però rischia di essere controproducente qualora il fornitore non si rivelasse adeguato a ciò che richiede l’hotel o, altresì, che il cliente percepisca il discostamento tra la struttura ricettiva e il reparto affidato a terzi.
Come abbiamo detto in precedenza, quindi, grazie a un’attenta pianificazione strategica dei costi effettuata tramite un software di contabilità alberghiero è possibile effettuare tutte le azioni correttive necessarie per migliorare le performance e i costi dei reparti interni.
In questo modo è possibile gestire direttamente tutti i reparti senza doverne affidare il coordinamento a partner esterni.
Altri punti su cui dovrebbe intervenire il controllo di gestione negli alberghi sono i seguenti:
- conoscere la composizione qualitativa e quantitativa del fatturato alberghiero:
- Chi sono i clienti che soggiornano in struttura?
- Quando arrivano?
- A quali prezzi sto vendendo le mie camere?
- In che punto si colloca il mio break even point?
- conoscere i costi diretti relativi a ogni reparto da relazionare ai ricavi diretti per capire la redditività del reparto stesso;
- conoscere il volume dei costi fissi, come gli ammortamenti, e dei costi variabili, come il personale stagionale;
- Valutare e determinare correttamente il budget sia a livello di contabilità generale che analitica a disposizione nel breve, medio e lungo periodo;
- Programmare e determinare bilanci previsionali e il fabbisogno finanziario prospettico dell’impresa alberghiera.
- Determinazione flussi di cassa attesi e sostenibilità del debito.
Controllo di gestione hotel: perché un foglio di calcolo non basta? Ce lo spiega Ilaria Lovo
“Uno degli errori comuni che commettono gli hotel è quello di non conoscere nel dettaglio tutti i costi sostenuti in relazione ai ricavi ottenuti” ci spiega Ilaria Lovo, Project Manager di Serenissima Informatica.
“La parte più difficile, quando non si hanno i giusti strumenti a disposizione, diventa non solo raccogliere le giuste informazioni ma avere a disposizione tutti i dati per effettuare un’analisi e una pianificazione strategica quanto più precisa possibile.”
“Per questo motivo, in Serenissima informatica abbiamo sviluppato Hotel Back Office, un prodotto in cloud dedicato alla parte amministrativa, contabile e finanziaria basato sull’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central”.
“Questa soluzione verticalizzata per il mondo hospitality”, prosegue Ilaria, “consente di avere un flusso dettagliato dei dati di produzione giornaliera arricchita da dati statistici contabili ed extracontabili.”
“Non solo, la forte integrazione di Hotel Back Office con le altre soluzioni che compongono l’ecosistema alberghiero, permette di gestire in maniera veloce, semplice e precisa tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno.”
Ilaria, ci puoi fare un esempio?
“Un esempio? Certamente! Vediamo come funziona l’integrazione bidirezionale di Hotel Back Office con la soluzione iSelz Cloud per il reparto F&B.
“Imposto articoli e ricette direttamente in HBO e poi trasferisco gli articoli di vendita a iSelz Cloud.”
“In questo modo, il software di F&B management costruisce i menu.”
Una volta effettuata la vendita trasferisce i dati del venduto a HBO che automaticamente calcola il food cost attraverso i consumi rilevati dalla vendita e dall’inventario anche per singolo punto vendita.”
“Le integrazioni di HBO permettono di gestire altri aspetti fondamentali per il controllo di gestione alberghiero.
“Ad esempio, il sistema gestione paghe con l’acquisizione precisa e veloce dei costi del personale e la gestione della fatturazione elettronica”.
“Ulteriori vantaggi di Hotel Back Office” conclude Ilaria “sono l’utilizzo della reportistica USALI per capire in maniera precisa puntuale e tempestiva l’andamento della nostra gestione dell’hotel e il cloud.
Grazie a quest’ultimo elemento, infatti, il software è sempre aggiornato all’ultima release disponibile.”
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